Le module [Achat] est celui dans lequel est géré tout le processus Achat : définition des fournisseurs, suivi des demandes d'achat, des commandes, des livraisons, jusqu'à la facturation.
Synopsis
Fournisseur
La fonctionnalité [Fournisseur] permet de gérer les coordonnées et les contacts des fournisseurs référencés pour l'élaboration des catalogues d'articles et de services, et l'envoi des commandes.
Lister les devises des fournisseurs pour pouvoir définir les taux de change, qui seront utilisés dans la conversion des montants (des demandes d'achat, des commandes).
Achats
Les achats suivent le circuit suivant :
- Émission de la demande d'achat
- Un magasinier constate qu'un stock de pièce de rechange nécessite un réapprovisionnement
→ Il émet une demande d'achat "Stock". - En préparant une intervention, un responsable liste les pièces nécessaires aux travaux, qui ne sont pas en stock
→ Une demande d'achat "Intervention" sera générée à validation de l'intervention.
- Traitement de la demande d'achat
La demande d'achat est contrôlée, précisée puis validée par le service Achat. Elle fera l'objet d'une commande, dont le suivi sera assuré dans CARL Source selon les droits sur cette fonctionnalité [Commande].
- Suivi de la commande
La commande est créée à partir des lignes d'achat issues d'une ou plusieurs demandes. Elle est modifiée si nécessaire puis transmise au fournisseur.
- Réception et retour
Les articles commandés sont livrés par le fournisseur. La quantité réceptionnée est saisie dans la fonctionnalité [Réception] de CARL Source. L'historique est accessible dans l'Historique des réceptions.
Les articles sont ensuite contrôlés par le demandeur, retournés au fournisseur en cas de non conformité, (fonctionnalité [Retour fournisseur]), acceptés sinon, puis stockés en magasin ou consommés pour l'intervention.
- Facture
La facture est créée dans CARL Source à partir des informations de commande et de réception. Elle est comparée avec la facture envoyée par le fournisseur. Une fois réglée, elle peut être soldée.
Les natures d'achat permettent de classifier les demandes d'achat et les commandes selon le type d'article ou de service demandé.
Définir les frais supplémentaires susceptibles d'apparaître dans les demandes d'achat et commandes ainsi que leur mode d'imputation.
Services
Les tâches habituellement sous-traitées par un prestataire sont décrites dans le catalogue des services.