CARL Source vous permet différents niveaux de contrôles, sur chaque budget et Centre de coût .

 

Contrôles sur les montants

CARL Source vous permet différents niveaux de contrôles, qui peuvent être différents selon les budgets et centres de coût.
Les contrôles sont effectués au moment de l'engagement, c'est-à-dire lors de la validation.

• Aucun contrôle : Aucun contrôle n'est effectué sur les dépenses pour ce budget ou ce centre de coût.
• Test dépassement global : Si le montant engagé par la validation induit un dépassement du montant total des dépenses (engagé + réalisé), par rapport au montant total alloué (dotations) à ce budget ou ce centre de coût, un message d'avertissement non bloquant est affiché.
• Test dépassement global + anticipé : Si le montant engagé par la validation induit un dépassement du montant total des dépenses (engagé + réalisé), par rapport au montant des dotations, rapporté au mois en cours, un message d'avertissement non bloquant est affiché.
• Avertissement systématique : A chaque action entraînant une écriture d'engagement, CARL Source affiche un message d'avertissement non bloquant, qui vous indique l'état du centre de coût ou du budget :
          Total engagé, Total réalisé, Total des dotations, Dotations rapportées à la période et Solde.
• Blocage si dépassement : Si le montant engagé par la validation induit un dépassement du montant total engagé ou réalisé, par rapport au montant total alloué (dotations) à ce budget ou ce centre de coût, un message d'erreur est affiché et la validation sera interdite.

 

Exemple :

Sur l'exercice 2007, la somme des dotations du centre de coût C1 s'élève à 10000 €.
Au 30 septembre (les 3/4 de l'année sont écoulés), le total engagé est de 6500 €, celui réalisé de 2000 €.

Je valide une intervention imputée à C1, dont le montant prévu est de 500 €.

Total des dotations = 10000 € - Total des dotations rapportées à la période = 7500 € (soit 10000 * 3/4)
Total des dépenses = 9000 €
Solde = 1000 € (10%) - Solde rapporté à la période = <0

→ Il n'y a pas dépassement global, mais dépassement anticipé. Je pourrai donc valider mon intervention.
En revanche, je ne pourrai pas valider une intervention de montant de 2000€ imputée à C1, si le contrôle sur C1 est "Blocage sur dépassement".

 

Contrôles sur les dates

Pour éviter que l'état des comptes évolue longtemps après la fin du mois à cause de saisies tardives, vous pouvez limiter à certains profils le nombre de jours d'anti-datage autorisés.

Exemple :

Nous sommes le 20 avril, et mon profil m'autorise 10 jours d'anti-datage.

→ Je peux saisir une occupation datée du 10 avril, mais je ne peux pas saisir d'occupation datée du 9 avril.
Il en sera de même pour une réception article, un mouvement de stock, un relevé de mesure, une date de début de période de contrat validée.