L'exercice est la période de temps sur laquelle se fait l'analyse des flux financiers générés par les activités de maintenance :

• L'état des comptes, mois par mois,
• Les consolidations des écritures,
• Les contrôles de montant dépensés,

En général, un exercice dure une année, et concorde avec l'année civile, mais ce n'est pas forcément le cas.

L'exercice est aussi un moyen de figer les comptes à partir d'une date donnée : aucune écriture ne peut être générée sur un exercice clôturé. Les liens entre budgets et entre centres de coût sont aussi figés et historisés pour cet exercice.

Enfin, une fonctionnalité permet de recopier les dotations d'un exercice sur l'autre.

 

États de l'exercice

• Ouvert : Des écritures peuvent être générées sur l'exercice. Vous pouvez créer à l'avance autant d'exercices que nécessaire.
• Clôturé : L'exercice n'est plus modifiable. Aucune écriture ne peut plus être générée sur la période de l'exercice. Cet état est irréversible.

 

Clôture de l'exercice

Selon les paramètres globaux de l'application, la clôture de l'exercice peut aussi entraîner :

• Le report de l'engagé restant (i.e. engagé non réalisé) de l'exercice clôturé sur l'exercice suivant. Dans ce cas, deux écritures sont générées :

→ Une écriture négative [Montant total réalisé - Montant total engagé], à date du dernier jour de l'exercice clôturé,
→ Une écriture positive [Montant total engagé - Montant total réalisé], à date du premier jour de l'exercice suivant.

• Le passage de l'état "actif" à l'état "inactif" pour tous les budgets et centres de coût dont la date de fin est comprise dans l'exercice clôturé.

Pour modifier l'état d'un exercice, voir Changer l'état d'un élément.

 

Créer un exercice

Procédure :

1. Dans le module [Comptes], sélectionnez la fonctionnalité [Exercice].
   → La liste des exercices s'affiche.
   
   
2. Basculez éventuellement sur l'onglet [Critères], renseignez les critères de recherche et cliquez sur l'onglet [Résultat].
   → Les exercices correspondant à vos critères de recherche s'affichent.
   
   
3. Cliquez sur l'icône d'ajout .
   → Le formulaire de détail de l'exercice s'ouvre en création, voir Exercice [Général].

 

Modifier un exercice

Procédure :

1. Dans la liste des exercices, cliquez sur le code de l'exercice à modifier.
   → Le formulaire de détail de l'exercice s'ouvre en modification, voir Exercice [Général].

 

Supprimer un exercice

Procédure :

1. Dans la liste des exercices, sélectionnez les exercices à supprimer. Cliquez sur l'icône de suppression , puis validez.