Gérer les lignes d'achat

Les lignes d'achat appartiennent forcément à une demande d'achat.
Pour créer des lignes d'achat, il est nécessaire de créer une demande d'achat, ou d'ouvrir une demande d'achat existante.

Ouvrir une demande d'achat

Dans le module [Achat], sélectionner la fonctionnalité [Demandes d'achat].
→ La liste des demandes d'achat s'affiche.
Basculer sur l'onglet [Critères], renseigner les critères de recherche et cliquer sur l'onglet [Résultat].
→ La liste des DA correspondant à vos critères est affichée.
Cliquer sur la DA souhaitée.
→ Le formulaire de détail de la demande s'affiche.
Basculer sur l'onglet [Lignes d'achat].
→ Le formulaire de lignes d'achat est ouvert, voir Demande d'achat [Lignes d'achat].

Ajout de ligne

Articles ou services référencés

Dans le menu de création , sélectionner "Recherche articles" ou "Recherche services".
→ Le formulaire de liste des articles s'affiche. Seuls les articles ayant les caractéristiques suivantes sont affichés :

ceux en achat direct,
ceux du fournisseur, si celui-ci a été renseigné dans l'onglet [Général],
ceux gérés en stock, dans le cas d'une DA Stock,
ceux dont un mode d'approvisionnement au moins est renseigné, dans le cas d'un DA Stock (voir Article [Approvisionnement])

D'autres critères de recherche peuvent être appliqués en basculant sur l'onglet [Recherche], puis de nouveau sur l'onglet [Résultat].

Sélectionner les articles à ajouter dans la DA et validez .
→ Une ligne d'achat est créée pour chaque article. Les conditions fournisseurs sont rapatriées, mais sont modifiables.

Règles d'initialisation des données article ou service issues du lien catalogue ou catalogue contrat

Dès lors qu'un article ou un service a été sélectionné dans une ligne d'achat, certaines données relatives au lien catalogue ou catalogue contrat sont rapatriées sur la LDA.
Il peut arriver dans certains contextes que l'application ne puisse pas rapatrier automatiquement les données.

Ce paragraphe a pour objectif de préciser ces règles.

Données issues du catalogue ou catalogue contrat :

l'unité d'achat
le prix unitaire
le libellé
la remise
le délai de livraison

Règles d'initialisation des données :

Si l'article ou le service ne possède ni lien catalogue, ni lien catalogue contrat, alors aucune donnée n'est rapatriée sur la LDA.
Si l'article ou le service possède un lien unique catalogue, alors les données catalogue sont rapatriées. La LDA est initialisée.
Si l'article ou le service possède un lien unique catalogue contrat, alors les données catalogue contrat sont rapatriées. La LDA est initialisée.
Si l'article ou le service possède plusieurs liens catalogues, alors aucune donnée n'est rapatriée. La LDA n'est pas initialisée.
Si l'article ou le service possède plusieurs liens catalogues contrat, alors aucune donnée n'est rapatriée. La LDA n'est pas initialisée.

Ces données peuvent être réinitialisées ultérieurement grâce aux actions Recherche conditions d'achat article et Recherche des conditions spécifiques disponibles à partir de l'infozone Article ou Service.

Indicateur couleur :

La couleur située en fin de ligne indique si l'article ou le service a été initialisé par le catalogue ou le catalogue contrat. Cet indicateur est vrai tant qu'aucune réception n'a été réalisée :

LDA initialisée.
LDA à initialiser.

Articles non référencés

Cette action n'est possible que si le profil de l'utilisateur l'autorise.

Dans le menu de création , sélectionner "Créer une nouvelle ligne".
→ Une ligne est ajoutée en création.
Dans le volet du bas, renseigner les informations sur l'article, au minimum sa référence fournisseur ou son libellé.

Lorsque le code article/service est lié à au moins une condition spécifique, une fenêtre pop-up est affichée afin de choisir une condition spécifique existante.
Il est possible d'utiliser le bouton "Annuler" afin d'ignorer les propositions et choisir par défaut les informations du catalogue fournisseur.

Modification de lignes

Sélectionner la ligne à modifier.
→ Les informations sont affichées dans le volet du bas.
Modifier les informations dans le volet du bas.
→ Les mises à jour seront prises en compte lors de la validation.

Suppression de lignes

Cocher les lignes à supprimer et cliquer sur l'icône de suppression .
→ Les lignes sont supprimées.

Historique des modifications

Il est possible de visualiser le détail des modifications effectuées sur la ligne d'achat depuis la validation de la DA : prix, quantité, taxes, frais.

Cliquer sur la ligne d'achat.
→ Elle apparaît surlignée en bleu.
Dans le menu des actions de la liste , sélectionner Historique des modifications.
→ Le détail des modifications successives de la ligne sélectionnée est affichée.