États de la demande d'achat
La gestion des états vous permet de savoir à quel stade se trouve la demande d'achat.
- En préparation : Soit la demande est en cours de construction par le demandeur, et ne peut pas encore être validée, soit elle a été refusée par le valideur. État de la DA en cas de création automatique via l'intervention.
- Attente de validation : La demande est terminée, elle va pouvoir être validée par un responsable. La DA peut être créée directement dans l'état "En attente de validation".
- A traiter : La demande a été prise en compte et, si le module commande est présent, doit faire l'objet d'une commande. Certains champs ne sont plus modifiables.
- Traitée : La commande correspondante a été créée (uniquement si la fonctionnalité [Commandes] est disponible).
- Réception : La DA est en cours de réception, des articles ont été livrés.
- Soldée : Tous les articles de la DA ont été livrés. Si le profil l'autorise, il est possible de solder une DA non entièrement réceptionnée. Les lignes seront alors considérées comme entièrement livrées, et la quantité mise à jour.
- Annulée : La demande n'est plus à prendre en compte. Cet état est irréversible.
Pour modifier l'état d'une demande d'achat, voir Changer l'état d'un élément.
Parcours de la demande d'achat
Émission de la demande
Un utilisateur constate un besoin en article ou service, dans le cadre du réapprovisionnement de stock (pour un article), d'une intervention ou autre.
Il crée donc une demande d'achat, d'origine Stock, Utilisateur, ou Intervention. Dans le cas particulier d'un achat couvert pas un contrat, la DA sera d'origine Contrat.
Fourniture d'intervention :
Le préparateur de l'intervention peut préciser des articles nécessaires dans la liste des fournitures ou des prestations dans la liste des services
→ Dans ce cas, à la validation de l'intervention (ou à l'enregistrement de l'intervention si elle est validée), CARL Source génèrera automatiquement une demande d'achat pour l'ensemble des articles (ceux où le magasin n'est pas précisé), et des services.
Une fois que le demandeur a saisi sa demande d'achat, il l'enregistre. Elle est dans l'état "En préparation".
Une fois qu'il estime que la demande est terminée, il la passe à l'état "Attente de validation", par l'action [Demander approbation].
Entre-temps, si son besoin n'est plus valide, il peut annuler la demande.
Si son profil le permet, l'émetteur peut créer sa DA directement dans l'état "Attente de validation" ou même "Validée".
Validation de la demande
Le responsable des achats prend en compte les demandes d'achat (DA) en attente de validation :
- Si la DA est justifiée, l'acheteur la modifie si nécessaire, puis la valide. La DA passe alors à l'état "à traiter".
- Si la DA n'est pas conforme, il la refuse et la DA repasse à l'état "En préparation".
Le profil de l'acheteur peut lui autoriser l'annulation d'une DA à traiter.
Émission de la commande
Si vous disposez de la fonctionnalité [Commande], l'acheteur va créer des commandes dans CARL Source, pour traiter les DA, voir États de la commande. Sinon, le circuit se fait hors CARL Source.
La commande peut être créée ou mise à jour :
- Depuis la DA, "Transformer en commande" dans le menu des actions
. - Depuis la fonctionnalité [Commandes], en sélectionnant les lignes de la DA, voir Créer une commande.
Une commande peut regrouper plusieurs DA.
Une fois que toutes les lignes de DA ont été intégrées à une commande, la DA passe à l'état "Traitée" et le suivi se fait dans la fonctionnalité [Commandes].
Réception des articles
Les articles ou services sont ensuite livrés par le fournisseur.
A chaque livraison, vous saisissez les quantités reçues dans la fonctionnalité [Réception].
Dès la première livraison, la DA passe à l'état "Réceptionnée".
Solde de la DA
Une fois que toutes les lignes de la DA ont été réceptionnées, la DA peut passer à l'état "Soldée" :
- Par une action utilisateur,
- Automatiquement une fois que la réception est totale,
- Dès que la commande est soldée.
(Le comportement dépend des paramètres de CARL Source)